Términos y condiciones para la participación en las actividades llevadas a cabo por ESN Sevilla
I.- Sobre la Asociación
ESN Sevilla, en adelante la Asociación o la Entidad, es una entidad sin fines lucrativos, constituida al amparo de la Ley 4/2006, de 23 de junio, de Asociaciones de Andalucía y demás normativa que pudiera resultar de aplicación.
De conformidad con sus Estatutos y normativa interna de desarrollo, entre los fines de ESN Sevilla se encuentra, entre otros, la realización de cualquier actividad tales como (excursiones o actividades culturales), que potencie las relaciones entre la Universidad de Sevilla con otras
universidades extranjeras e integre, tanto a la Universidad, como a los estudiantes Socio en el entorno socio cultural de la vida universitaria.
Tal y como dispone la normativa interna de la Asociación, podrá participar en las actividades que realice, aquellas personas que ostenten la condición de Socio de la misma y se encuentren al corriente de pago de sus obligaciones.
II.- Datos personales de las personas participantes
ESN Sevilla tratará los datos personales de sus Socios de acuerdo con lo dispuesto por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y demás normativa de desarrollo. En este sentido, solo se hará uso de sus datos para enviar información de su interés relativa a las actividades en las que participe, así como para la gestión de su participación en estas, pudiendo preverse la cesión a terceros proveedores de servicios.
Los datos que consten en el Libro de Socios de la Asociación serán aquellos que se utilicen para la gestión de las actividades en las que los Socios deseen participar, sin perjuicio de lo dispuesto en la citada Ley Orgánica 3/2018. En este sentido, los Socios se responsabilizan de la veracidad y exactitud de los mismos, no siendo responsabilidad ESN Sevilla de las consecuencias negativas que pudieran derivarse para ellos por la falsedad o inexactitud de los datos aportados, tales como la imposibilidad de participar en las actividades llevadas a cabo por esta.
III.- Acreditación de la identidad
Los Socios que deseen participar en las actividades llevadas a cabo por ESN Sevilla deberán, en el momento de realizar la compra, exhibir su ESNcard en vigor (la cual acredita la condición de Socio de la Asociación), así como algún documento oficial acreditativo de su identidad. Asimismo, la Asociación emitirá un recibo al participante que servirá como comprobante del pago de la referida actividad.
Los Socios participantes se comprometen a, en el día de la actividad, acudir con su ESNcard en vigor, el recibo acreditativo del pago, así como un documento oficial que acredite su identidad, para el caso de serle requerido por parte de algún coordinador de la Asociación.
ESN Sevilla se reserva el derecho a no permitir la participación en sus actividades de aquellos Socios que no puedan, a través de ningún documento oficial, acreditar debidamente su identidad, con la finalidad de comprobar que corresponde los datos obrantes en el Libro de Socios de la Asociación. Asimismo, también podrá no permitirse la participación en caso de que el Socio no cuente con su ESNcard en vigor o con el recibo expedido por la Asociación en el momento de la adquisición de la actividad.
Todos los participantes de los viajes o de las actividades deberán ir provistos de un pasaporte o ID vigente, dotado de todos los visados y requisitos necesarios, así como cualquier otra documentación exigida por las autoridades sanitarias en cada país.
De igual forma, se recomienda disponer de otros documentos de identificación complementarios. Esto último será especialmente útil para evitar problemas ante cualquier control de la policía o cuerpo de seguridad equivalente autorizado.
IV.- Responsabilidad de terceros
ESN Sevilla no se hace responsable de los robos o pérdidas de objetos que pudieran sufrir los Socios participantes durante la realización de sus actividades. Asimismo, ESN Sevilla tampoco se hace responsable de los daños o accidentes que los participantes pudieran sufrir durante la realización de sus actividades, más allá de lo exigido por la normativa correspondiente. Será responsabilidad de los participantes seguir todas y cada una de las indicaciones recibidas por los coordinadores de las actividades para evitar este tipo de incidentes.
ESN Sevilla no se hace responsable de los daños que un participante ocasione en cualquiera de las instalaciones utilizadas durante las actividades, siendo el participante el encargado de cubrir los gastos que correspondan de los daños ocasionados. En ocasiones, es posible que se exija a los Socios participantes el pago de una fianza para garantizar el bienestar de dichas instalaciones, pudiendo ser su exigencia motivada por terceros o no.
ESN Sevilla declina cualquier responsabilidad frente a las autoridades competentes por el consumo de cualquier sustancia estupefaciente tipificada como ilegal en el Código Penal español o comportamientos incívicos.
En caso de que ESN Sevilla, actuando como mediador y de conformidad con la legalidad
vigente, contratase en nombre de los Participantes ciertos servicios de terceros para la realización de sus actividades tales como transporte, alojamiento, etc, estará exento de responsabilidad por cualquier problema que pudiera derivarse de los mismos, debiendo los participantes dirigir sus acciones frente a los proveedores del servicio en cuestión.
V.- Comportamiento de los participantes durante las actividades
Los participantes se comprometen a ajustarse a las instrucciones de los coordinadores de ESN Sevilla y de los responsables de las instalaciones en las que pudieran llevarse a cabo.
La desobediencia, indisciplina, desacato, rebeldía, o cualquier comportamiento que altere el desarrollo normal de la actividad, podría causar la expulsión del participante de la misma.
ESN Sevilla, se reserva el derecho de expulsar de las actividades a cualquier Socio que no respete a los compañeros, responsables del viaje o las instalaciones.
Los participantes tienen la obligación y el derecho de estar informados y respetar las normas, reglas y otras condiciones establecidas por cada uno de los prestadores de los servicios contratados, de tal forma que, ESN Sevilla no se hace responsable de cualquier problema que pudiera tener lugar entre el usuario del servicio y la entidad prestadora del servicio correspondiente.
La asistencia al viaje o a la actividad implica la aceptación total de todos y cada uno de los términos y condiciones redactados en este documento y en la totalidad de sus páginas.
VI.- Política de pagos, modificaciones y cancelación
Pago de actividades
El pago de las actividades se realizará únicamente mediante el método de pago estipulado por la Asociación, a través de alguna las siguientes modalidades:
- Pago fraccionado: en caso de que la Asociación ofrezca el pago fraccionado de las actividades, el pago del primer plazo se realizará en concepto de reserva, es decir, dará derecho a la reserva de la plaza hasta que se realice el pago de los restantes plazos dentro de los plazos establecidos al efecto por la Asociación. En caso contrario, se perderá el derecho a la reserva de la plaza, así como a la devolución de los pagos ya efectuados, salvo que, la Asociación acuerde por su propia voluntad proceder al reembolso.
- Pago único: si el pago de la actividad se realizase en un único pago, el mismo se realizará en concepto de reserva y se estará a lo dispuesto en el apartado sobre “Cancelaciones”.
Cambios, sustituciones y cancelaciones
Será requisito imprescindible para la realización de cualquier cambio, cancelación o sustitución, la previa notificación al correo [email protected]. El cambio o sustitución únicamente surtirán efectos cuando se haya obtenido una confirmación expresa por parte de la Asociación, obligándose ésta a dar una respuesta lo antes posible.
Sustitución y cambios
I.- En caso de que un participante no pudiera asistir a la actividad para la que hubiera realizado el pago y, siempre que la Asociación lo acepte de manera expresa, podrá procederse a la realización de un cambio de titulares. El sustituto deberá ser obligatoriamente Socio de la Asociación.
En estos casos, será el sustituido el encargado de tramitar y comunicar a ESN Sevilla la identidad de su sustituto, al igual que asegurarse de que éste último proporcione los datos necesarios a ESN Sevilla en tiempo y forma. Excepcionalmente, si el participante que desea cancelar su plaza y ESN Sevilla están de acuerdo, esta podrá ofrecerle que su plaza sea cubierta por otro Socio de la Asociación que se encuentre interesado.
II.- Para las actividades que impliquen pernocta, los cambios y sustituciones podrán realizarse hasta 7 días antes del inicio de las mismas.
III.- En el caso de actividades sin pernocta o excursiones, los cambios y sustituciones podrán efectuarse hasta 48 horas antes del inicio de las mismas.
IV.- Una vez transcurridos los plazos establecidos al efecto para la realización de cambios o sustituciones, así como de cancelaciones a las que se refiere el apartado siguiente, no se realizarán reembolsos de ningún tipo.
V.- Tampoco tendrá derecho a ningún reembolso el Socio que no pueda asistir a la actividad por carencia o irregularidad en los documentos personales identificativos necesarios que puedan ser requeridos por las autoridades, así como de los posibles visados de estancia y de tránsito válidos para todos los países incluidos en el itinerario.
VI.- Si el día de la actividad, el participante no se presentase a tiempo, perderá el derecho a cualquier tipo de reembolso o reclamación frente a ESN Sevilla.
Cancelación y reembolsos:
Los participantes podrán solicitar la cancelación de su participación en la actividad y el reembolso de los importes pagados, hasta 7 días naturales antes del inicio de la misma. Por su parte, ESN Sevilla procederá a realizar el reembolso a la mayor brevedad posible.
Del importe a reembolsar se descontarán aquellos gastos que pudieran aplicar terceros proveedores a la Asociación por la cancelación una vez tramitada la reserva. Se podrá aportar por parte de ESN Sevilla soporte documental que justifique el abono minorado. El importe se devolverá siempre en efectivo, salvo que así lo estime la Asociación, incluso cuando el pago se haya realizado por transferencia bancaria.
VII.- Políticas particulares para actividades específicas:
ESN Sevilla podrá establecer políticas de pago, cambios y cancelación específicas para la participación en algunas actividades, como por ejemplo, el Evento Nacional de Primavera (ESN Ibiza Trip). En dicho caso, la presente política únicamente se aplicará de forma supletoria.